Qu’est-ce que le Space Planning ?

Née dans les années 90 par la volonté de mieux organiser les espaces de bureaux, le space planning ou space management est une activité extrêmement répandue au sein des entreprises. Le space planning vise à la création d’un environnement de production parfait et s’appuie donc sur la volonté de rassembler et de faire vivre ensemble les employés dans l’unique but d’améliorer leur productivité et leur bien-être.

Les maîtres mots de ce concept sont le décloisonnement des espaces et l’optimisation de ceux-ci. En une phrase, on pourrait qualifier le space planning comme un outil permettant d’agencer au mieux l’environnement de travail pour qu’il soit propice à l’épanouissement des salariés.

Concrètement ça consiste en quoi ?

Dans l’optique d’un changement d’espace de travail ou de la réorganisation de l’espace de travail dans le but d’instaurer une nouvelle dynamique, le space planning permet de repenser tout l’environnement de travail de l’entreprise.

Pour cela, le space planning peut lever certains leviers pour le bon déroulement de la réalisation de la tâche.

• Le premier principe du space management s’appuie sur la confection d’espace décloisonné, permettant le dialogue plus facile entre salariés. Le but est de favoriser au maximum les espaces de coworking dans un objectif de management collaboratif, sans pour autant que cela soit vue comme un Open space.

• Le space planneur peut aussi repenser totalement l’identité architecturale de l’entreprise en modifiant des éléments comme les murs, la peinture, les meubles. Il doit trouver les meilleures combinaisons qui s’accorderait le mieux avec les éléments immatériels de l’entreprise (logo, charte graphique, slogan)

• Il doit également prêter attention à la quantité mais surtout à la qualité des espaces de vie, de convivialité qu’il peut apporter. Ces endroits sont souvent stratégiques car ce sont dans ces zones que les collaborateurs sont le plus amenés à échanger sur des projets collaboratifs notamment. Il est donc important que les employés s’y sentent bien.

• Dans ce besoin de qualité, on va généralement demander au space planeur de prêter attention aux matériaux tendances et design, permettant le décuplement des capacités productives et créatives des salariés. On notera en plus de cela, le besoin toujours plus important de la présence d’objet dit i-tech au sein de l’espace de travail (étiquette numérique, tablette personnalisé).

Les étapes du Space Planning

La réalisation du space planning d’une entreprise n’est pas chose aisée et doit respecter des étapes précises qui sont indispensables au bon déroulement de la réalisation, de la réflexion jusqu’à la pose de la dernière brique. Nous pouvons desceller 4 étapes bien distinctes pour le space planning. 

Etape 1 : Audit internes des équipes et analyses des détails de l’environnement

Une logique de space planning provient de la volonté du dirigeant de changer quelque chose dans son entreprise. Le mieux pour répondre aux besoins du dirigeant est d’abord d’analyser ce qu’il ne va pas dans l’aménagement actuel. Pour cela il recueille les témoignages du dirigeant mais surtout les utilisateurs de ces espaces, à savoir les salariés. De cette façon, le space planner peut mettre en relation les contraintes techniques, architecturale et réglementaires des lieux, (Éclairage, chauffage, ventilation et câblage) ainsi que les demandes précises des individus composant l’entreprise.

Etape 2 : Conception des plans d’aménagement et zoning

Après s’être constitué un panel d’éléments d’informations, le space planner va commencer à penser l’espace le mieux adapté à l’entreprise. Outre les logiciels de BIM (Modélisation de l’information du bâtiment) il va devoir utiliser deux méthodes que sont le macro-zoning et le micro-zoning

Le macro-zoning

Le Macro-zoning comprend l’aménagement global de l’espace, c’est-à-dire à réfléchir comment les espaces peuvent cohabiter et coexister entre eux. On parle ici des espaces globaux que peuvent être les espaces de repos, les lieux de sociabilisation, les espaces de réunion puis les espaces de concentration qui nécessitent pour chacun des caractéristiques assez particulières.

Le micro-zoning

Le micro-zoning comprend l’aménagement global de chacun de ses espaces. Ces différents aménagements sont de l’ordre du décloisonnement des espaces et de l’implantation des différents postes de travail dans une logique ergonomique.

Etape 3 : Projection des Plans

Une fois ce travail d’aménagement fait, le space planneur doit présenter l’architecture complète des lieux qui sont donc la matérialisation de ses envies. La plupart du temps on utilise des logiciels de présentation en 2d ou 3d qui peuvent être fait sur Autocad par exemple et qui est présenté aux collaborateurs dans un but d’échanges collaboratifs sur les différentes propositions faites. De plus, les plans sont accompagnés de données économiques pour gagner du temps sur la décision finale.

Etape 4 : L’aménagement

Pour finir, il ne reste plus qu’à l’aménagement physique des différentes idées émises afin de travailler dans un cadre chaleureux mais productif. De manière générale, puisque le travail effectué est soumis aux différents échanges entre les salariés et les dirigeants, le space planning ne peut faire que des heureux.

Attention !!! Néanmoins il ne faut pas mettre dans le même panier architecte et space planneur car ce ne sont pas les mêmes tâches. L’architecte intervient à l’issu du plan du space planner et peut modifier des éléments ne respectant pas les codes architecturaux, alors que le space planner a davantage de compétences sur les subtilités de la législation du travail qui sont à prendre en compte dans ce cas.

Pour conclure, nous voyons clairement que le space planning/management est un enjeu crucial car il permet la redynamisation des entreprises dans une logique de productivité plus accrue. Si le changement organisationnel est souvent difficile à effectuer et surtout à être accepté, le changement décoratif est souvent source de bien être chez les salariés car ils les sortent d’une routine qui peut être lassante à la longue. Le space management est donc un enjeu actuel et futur tant il a un impact positif sur les individus qui le subissent.