Une application mobile pour simplifier le travail hybride

Simplifiez-vous le travail hybride !

Avec Envea, libérez-vous des contraintes chronophages. Facilitez votre travail et attirez de nouveaux talents. Stimulez la productivité et préservez l’équilibre vie professionnelle et personnelle de vos collaborateurs.

Envea : une application mobile pour gérer le Flex-Office

Optimisez la gestion de l’espace de travail avec notre application de flex office. Simplifiez la réservation des bureaux, des salles de réunion et des espaces collaboratifs grâce à une interface conviviale. Identifiez les zones sous-utilisées et maximisez l’efficacité de vos espaces.

Améliorez la communication interne en permettant aux employés de réserver des créneaux de collaboration. Obtenez des données analytiques précieuses pour prendre des décisions éclairées en matière de planification et d’optimisation de l’espace, tout en offrant une expérience de travail flexible et moderne.

Facilitez la vie de vos collaborateurs et votre travail

Envea : Créez une culture de collaboration et d'innovation

Donner le choix

Permettre au salarié de choisir un espace adapté à ses besoins quotidiens. Au calme pour plus de concentration ou en équipe, il est libre de choisir son lieu de travail.

Collaborer

Faciliter la localisation géographique de vos équipes. S’assurer que les collaborateurs qui travaillent ensemble ont la possibilité de se rassembler.

Fédérer

Imaginer l’occupation de vos locaux en accord avec votre politique RSE. Favorisez l’accessibilité et l’inclusion pour plus de bien-être.

Optimiser

Générer des tableaux de bord de la présence des salariés et alimenter les discussions stratégiques avec vos Directions.

Envea : une démarche en 4 étapes

1

Partage de vos besoins 

2

Mise en place la solution

3

Formation de vos collaborateurs

4

Pilotage / Suivi de vos KPI’s

Ils nous ont fait confiance

Isabelle Picard-DRH-BAW

Isabelle PICARD, DRH, Business at Work

« Envea a amélioré la flexibilité et la satisfaction de nos employés, favorisant la collaboration et l’innovation. De plus, cela a optimisé l’utilisation de nos espaces. Cette solution a véritablement transformé notre environnement de travail pour le mieux et nous permet d’attirer de nouveaux talents. »

David-Laville-CFO-BAW

David LAVILLE, CFO, Axoma Consulting

« Je suis extrêmement satisfait de la solution de flex office que nous avons adoptée Envea. Elle a permis une réduction significative de nos coûts immobiliers, en optimisant l’utilisation de nos espaces de travail. Cette flexibilité a entraîné une meilleure productivité, ce qui a eu un impact positif sur notre rentabilité. C’est un investissement judicieux pour notre entreprise, offrant à la fois des avantages financiers et organisationnels. »

Envea : les questions que nos clients nous posent le plus souvent

Le Flex Office peut avoir un impact positif sur la productivité des employés en France. En offrant aux employés la flexibilité de choisir leur lieu de travail en fonction de leurs besoins, le Flex Office favorise un environnement propice à la concentration et à l’efficacité. Les employés ont la possibilité de travailler dans des espaces qui correspondent à leurs préférences et qui les aident à se sentir à l’aise et motivés. De plus, le Flex Office encourage la collaboration et les interactions entre les membres de l’équipe, ce qui peut stimuler la créativité et l’innovation. Les employés ont également la possibilité de s’organiser en fonction de leurs propres rythmes de travail, ce qui peut les rendre plus productifs. Toutefois, il est important que les politiques de gestion du Flex Office soient bien définies et que les employés disposent des ressources nécessaires, comme des outils technologiques adéquats, pour maximiser les bénéfices en termes de productivité. 

Les espaces de travail en Flex Office favorisent la collaboration en France de plusieurs manières. Tout d’abord, ces espaces offrent des zones dédiées à la collaboration, comme des salles de réunion ou des espaces de travail collaboratif, où les employés peuvent se réunir pour échanger des idées, discuter de projets et travailler ensemble de manière plus efficace. De plus, la disposition ouverte et flexible des bureaux favorise les interactions informelles entre les individus, créant ainsi des opportunités spontanées de collaboration et de partage d’expertise. Les espaces de travail en Flex Office encouragent également la communication transversale entre les équipes et les départements, ce qui peut renforcer la collaboration et la synergie au sein de l’organisation. En favorisant une culture de travail plus ouverte et collaborative, le Flex Office peut stimuler l’innovation et la résolution de problèmes collectifs. 

Le Flex Office contribue à la performance RSE des entreprises en France de différentes manières. Il favorise une utilisation plus efficiente des ressources immobilières, réduisant ainsi l’empreinte environnementale. De plus, il encourage la réduction des déplacements domicile-travail, ce qui réduit les émissions de carbone. Le Flex Office peut également améliorer la qualité de vie des employés en offrant plus de flexibilité et d’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, favorisant ainsi le bien-être et la satisfaction au travail. En encourageant la collaboration et la communication entre les équipes, il stimule également l’innovation et la créativité. L’adoption du Flex Office peut être considérée comme un engagement en faveur d’une gestion responsable des ressources et d’un environnement de travail durable, aligné avec les objectifs de responsabilité sociale et environnementale des entreprises.  Nous pouvons enfin compter ses nombreux impacts positifs sur la réduction des émissions de GES des locaux des entreprises, grâce à une optimisation des espaces et du nombre de collaborateurs présents sur site. 

Pour concilier le Flex Office et le bien-être des employés en France, plusieurs mesures peuvent être prises. Tout d’abord, il est important de créer un environnement de travail confortable et ergonomique, en fournissant des équipements adéquats tels que des chaises ergonomiques, des postes de travail ajustables et des espaces de détente. L’organisation d’espaces calmes pour la concentration et la réflexion ainsi que des espaces de collaboration stimulants favorisent également le bien-être. La flexibilité horaire et la possibilité de télétravail peuvent aider les employés à équilibrer leur vie professionnelle et personnelle, réduisant le stress et améliorant leur bien-être global. La communication et la participation des employés sont essentielles pour comprendre et répondre à leurs besoins en matière de bien-être, et des programmes de soutien tels que des activités de bien-être, des formations sur la gestion du stress et l’équilibre travail-vie personnelle peuvent être mis en place. En mettant l’accent sur le bien-être des employés, le Flex Office peut contribuer à créer un environnement de travail sain, épanouissant et productif. 

Le Flex Office a des impacts significatifs sur la gestion des ressources humaines en France. Tout d’abord, il permet une plus grande flexibilité dans les politiques de travail et de gestion du temps, ce qui peut améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle des employés. Cela peut contribuer à une meilleure satisfaction au travail et à une réduction du stress. De plus, le Flex Office favorise la confiance et l’autonomie des employés, ce qui peut renforcer leur engagement et leur motivation. En termes de recrutement et de rétention des talents, le Flex Office peut être un avantage attractif pour attirer une main-d’œuvre diversifiée et répondre aux besoins des différentes générations. Cependant, la gestion des équipes dispersées et la communication efficace deviennent des défis importants pour les responsables des ressources humaines. Il est donc essentiel de mettre en place des politiques de gestion claires, des outils de communication adaptés et des mécanismes de suivi et d’évaluation pour assurer le bon fonctionnement du Flex Office et le bien-être des employés. 

Les salariés en France ont plusieurs attentes vis-à-vis du Flex Office. Tout d’abord, ils recherchent une plus grande flexibilité dans leur emploi du temps, avec la possibilité de travailler à distance ou de choisir leurs horaires de travail. Ils souhaitent également disposer d’espaces de travail adaptés et confortables, favorisant la concentration, la collaboration et le bien-être. Les salariés attendent également une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, avec une plus grande autonomie et une réduction des déplacements domicile-travail. Ils espèrent également une communication transparente et régulière de la part de l’employeur concernant les politiques et les changements liés au Flex Office. En somme, les salariés en France attendent du Flex Office une plus grande liberté, une meilleure qualité de vie au travail et une meilleure adaptabilité aux besoins individuels. 

Le Flex Office répond aux normes de sécurité en vigueur pour protéger les employés en France en veillant à ce que les espaces de travail respectent les réglementations en matière de sécurité incendie, d’évacuation d’urgence et de conformité aux normes ergonomiques. Les entreprises doivent s’assurer que les installations électriques sont conformes aux normes de sécurité et que les équipements de travail sont entretenus et inspectés régulièrement. De plus, des mesures de sécurité informatique doivent être mises en place pour protéger les données sensibles et assurer la confidentialité des informations. Il est également crucial d’établir des protocoles clairs pour la gestion des risques, les premiers secours et la prévention des accidents. Enfin, l’implémentation d’une solution de Flex Office permet un inventaire en direct des employés présents sur sites, ce qui permet une gestion optimale des procédures et de l’humain en cas d’urgence. La sensibilisation et la formation des employés sur les bonnes pratiques de sécurité sont également essentielles pour garantir un environnement de travail sûr dans le cadre du Flex Office. 

La solution e.fm est proposée en modes on-premise et Saas. Seuls les utilisateurs identifiés sont autorisés à se connecter. Il est possible, selon les besoins, de mettre en place l’authentification par SSO (Single Sign-On). 

La solution nous permet de gérer la structure organisationnelle de votre entreprise. Grâce à l’arborescence des Entitées Administrative (EA) et l’identification et la localisation des occupants au sein de celles-ci, notre outil permet une visibilité claire sur l’organisation structurelle de l’entreprise. En effet, la création, l’édition, la suppression, importation et l’affectation des EA sont des paramètres inclus dans Envea. Enfin, l’exportation des donnés, permet une analyse et une vision précision de l’organigramme de l’entreprise et de son contenu.

La solution e.fm propose un module de gestion du « Flex-office ». Les postes de travail non individuellement affectés à un utilisateur sont identifiés pour la réservation par le gestionnaire. Ces postes de travail peuvent alors être réservés par les utilisateurs à la journée ou la demi-journée. 

Le gestionnaire défini les plages horaires ouverte à la réservation suivant les sites, la typologie des locaux, l’équipement des postes de travail, leur accessibilité aux personnels à mobilité réduite. 

Les utilisateurs accèdent par une application mobile aux postes de travail ouverts et disponibles à la réservation suivant leurs préférences. Ils visualisent les locaux où ils peuvent réserver. Une notification de confirmation leur est envoyée par mail. 

Le gestionnaire dispose d’indicateurs pour suivre le taux d’occupation suivant les jours du calendrier mais également les zones en tension. 

L’application mobile est proposée en marque blanche. 

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