Un logiciel pour piloter et optimiser l'allocation de vos espaces

En SaaS ou en licence

Identifiez avec précisions vos espaces, gérez vos équipements et vos mobiliers. Pilotez vos aménagements de locaux. Soyez agile et adaptez vous aux changements grâce à des inventaires précis.

Envea : Une solution pour gérer vos équipements et vos surfaces

Optimisez la gestion des espaces avec une solution de space management. Simplifiez la réservation de vos salles de réunion, de vos bureaux et des autres espaces de travail collaboratifs. Bénéficiez de données analytiques en temps réel pour des décisions éclairées.  Anticiper les besoins futurs en matière d’espaces et soyez prêt à vous adapter aux changements organisationnels.

Offrez une expérience de travail flexible et moderne. Simplifiez l’allocation des bureaux et réduisez les coûts. Favorisez la collaboration et la productivité. Réduisez l’empreinte carbone grâce à un aménagement intelligent. Une solution essentielle pour des espaces de travail optimisés.

Facilitez la vie de vos collaborateurs et votre travail

Envea : Manager efficacement vos bâtiments

Définir

Identifiezavec précision vos espaces grâce à leurs typologies, leurs surfaces et toutes autres caractéristiques permettant d’optimiser leur utilisation.

Organiser

Localisez les résidents au sein des espaces de travail. Gérez les équipements et les mobiliers. Evaluez en temps réel l’occupation de vos locaux.

Exploiter

Pilotez les mouvements des collaborateurs et les aménagements de vos locaux. Facilitez la communication avec vos prestataires avec des données précises.

Analyser

Créez des tableaux de bord et des inventaires précis pour appuyer vos analyses et facilitez ainsi la prise de décision.

Envea : une démarche en 4 étapes

1

Partage de vos besoins 

2

Mise en place la solution

3

Formation de vos collaborateurs

4

Pilotage / Suivi de vos KPI’s

Ils nous ont fait confiance

Photo LVD

Luc Victor-Duchateau, Responsable des Services Généraux, Business At Work

« Envea m’a permis d’optimiser la gestion des espaces en caractérisant avec précision les bâtiments. Je peux proposer aux collaborateurs des espaces de travail adaptés à leurs besoins. La réservation de salles est désormais un jeu d’enfant pour les employés et nous avons pu libérer des zones sous-utilisées pour optimiser notre espace de bureaux. De plus, je peux analyser en direct mes indicateurs et en assurer le suivi. »

Photo SBA

Sylvie Balesta, Responsable Administrative, aXoma Consultants

« Avec ENVEA, nous avons résolu nos problèmes de réservations de postes de travail ainsi que des salles de réunion. Fini les discussions sans fin pour s’attribuer un bureau le matin, avec la réservation en amont, nos collaborateurs arrivent serein. Nos équipes redécouvrent la collaboration et se sentent plus productifs dans un espace de travail qui est aménagé en fonction de leurs besoins. »

Envea : les questions que nos clients nous posent le plus souvent

Notre application de Flex Office, e.flex est conçue pour maximiser l’utilisation de l’espace de bureau. Elle offre une visualisation en temps réel des espaces disponibles, des salles de réunion libres, etc. Cela facilite la gestion des réservations et permet d’optimiser l’utilisation de chaque espace, réduisant ainsi les problèmes de surcapacité ou de sous-utilisation. 

Notre application simplifie grandement le processus de réservation. Les employés peuvent réserver facilement en ligne, via l’application mobile ou le client web, évitant ainsi les conflits d’emploi du temps, les double-réservations et les pertes de temps. Cela réduit également la charge de travail administrative pour le Responsable des services généraux et améliore l’efficacité des opérations. 

Nos solutions fournissent des données précieuses sur l’utilisation de l’espace, les taux d’occupation, les tendances de réservation, etc. Le Responsable des services généraux peut analyser ces statistiques pour prendre des décisions éclairées sur l’aménagement de l’espace, l’allocation des ressources et l’optimisation des installations. Cela permet d’adapter en permanence l’environnement de travail en fonction des besoins réels. 

La solution e.fm, à l’aide de son référentiel de données techniques et de localisation, ses tableaux de bord et les nombreux inventaires proposés, permet une analyse précise de la situation et un pilotage de tous les instants, en voici quelques exemples : 

1- L’optimisation des espaces : La parfaite connaissance des locaux et de leurs usages facile le pilotage des allocations d’espaces au fil du temps. L’identification du taux d’occupation des postes de travail par direction, par niveau de bâtiment permet de comprendre et d’en ajuster le nombre en fonction des besoins des résidents. La capacité à simuler des aménagements différents permet alors d’optimiser les espaces en fonction des contraintes en perpétuel changement.  

2- Baisse des coûts liés à l’immobilier : La solution e.fm de Envea facilite l’optimisation au plus près des besoins des espaces et permet ainsi de réallouer, de libérer des zones non-utilisées et sous-utilisées. En réduisant et en comprenant mieux l’utilisation de ces espaces et grâce aux analyses de données, un ajustement pertinent peut-être apportés aux coûts, tels que : l’entretien, l’électricité, le chauffage, la climatisation, les fournitures de bureaux, les équipements, les services externes, …Ce pilotage permet une réduction des coûts de fonctionnement lié aux bâtiments. 

3- Productivité des employés : L’adoption d’un environnement de travail flexible et mieux organisé, en accord avec les besoins des collaborateurs, permet de stimuler la productivité des employés. En effet, cela permet de travailler de manière collaborative, dans des espaces adaptés aux besoins des salariés.  

4- Diminution de l’emprunte carbone : Par la réduction des consommations des bâtiments telles que l’énergie, l’eau, l’électricité, le chauffage, et bien d’autres, l’entreprise contribue activement à la réduction de son emprunte carbone, au respect de l’environnement et à l’attente de ses objectifs RSE. 

E.flex, en lien avec notre solution de Space Management e.fm, facilite la gestion des déménagements internes et des changements d’affectation des employés. Le Responsable des services généraux peut planifier et suivre les mouvements de personnel, en réservant les espaces de travail nécessaires à l’avance. Cela réduit les perturbations liées aux déménagements et garantit une transition fluide pour les employés. 

La solution e.fm propose un plugin pour Autocad. Ce plugin qui se présente sous la forme d’un ruban au sein de Autocad propose également une palette d’outils qui permettent d’identifier les locaux, les postes de travail et le mobilier présents sur le plan. La description à l’aide d’attributs, des locaux, des postes de travail et du mobilier permet d’apporter la précision attendue par les gestionnaires. 

Le plugin pour Autocad permet également de positionner les occupants sur les postes de travail ou sur les locaux. Les locaux, les postes de travail et les occupants peuvent être rattachés à une entité de l’entreprise (organisation de l’entreprise). Il est alors possible d’en déduire les allocations de surface par entité. 

Nos solutions peuvent aider à garantir que les normes de sécurité et de conformité sont respectées. Le Responsable des services généraux peut suivre l’occupation des espaces, et ainsi gérer les protocoles de distanciation sociale, s’assurer que les installations répondent aux normes de sécurité, etc. Cela contribue à maintenir un environnement de travail sûr et conforme aux réglementations. 

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