Les logiciel dits IWMS sont entrés dans le champ du big data. Du fait de l’émergence de l’internet des objets, d’applications de plus en plus nombreuses liées à l’occupation et à l’usage des locaux et des bâtiments, des interconnexions toujours plus nombreuses avec l’environnement, ils utilisent et produisent de plus en plus de données.

L’usage le plus courant de ce nombre croissant de données est leur exploitation quotidienne pour la gestion, la maintenance, le confort, la sécurité, la sureté, l’usage de l’environnement de travail, etc.

Mais les décisions stratégiques des dirigeants d’entreprises impactent directement les fonctions dévolues aux gestionnaires de l’immobilier et des facilities, ainsi qu’aux processus mêmes de la gestion immobilière.

En retour, ces dirigeants sont en attente d’instruments de mesure de la performance de ces décisions, processus et actes de gestion afin d’en connaître les vrais impacts et résultats. Cela concerne par exemple :

  • La stratégie immobilière
  • Les perspectives d’évolutions de l’entreprise
  • La qualité des services produits par le FM
  • Le respect des textes règlementaires
  • Etc…

Quels sont les résultats sur la consommation d’énergie des investissements effectués ?

Comment évolue le taux d’occupation des locaux depuis l’instauration d’un système d’occupation flexible des postes de travail ? Quel impact sur le nombre de m² ? Faut-il vendre, acheter, louer restituer des surfaces ?

Comment évolue le coût des postes de travail, de la maintenance d’un bâtiment ?

Les données doivent donc être mesurées à des fins d’analyse et de reporting pour pouvoir évaluer des choix stratégiques ou des processus au travers d’indicateurs multiples.

Quoi mesurer ?

Mais ces indicateurs doivent être choisis avec soin et dépendent des entreprises, du contexte de leur écosystème, de leurs stratégies et de leurs priorités.

Le choix des données à analyser et de la manière de le faire est à étudier également de façon minutieuse et éclairée.

Par exemple, les données IWMS doivent pouvoir être croisées avec des données financières ou juridiques pour étudier des évolutions de coûts en fonction du taux d’occupation des locaux.

Il s’agit donc de mettre à disposition une présentation pertinente d’indicateurs à l’intérieur de l’IWMS ou dans un système tiers, en fonction des objectifs à atteindre et des utilisateurs potentiels et donc :

  • d’identifier les besoins et les possibilités
  • de rechercher les sources des données (qui, quoi, à quelle fréquence, de quelle manière)

Utiliser et analyser les indicateurs

Les outils de BI (Business Intelligence)

La plupart des outils de BI sont conçu pour proposer des présentations sous forme de tableaux de bord et de rapports de données du passé et du présent, de constater des résultats et de suivre des évolutions, des tendances.

En ce sens, ils permettent la vérification de performances attendues et la prise de décision, d’où le qualificatif de « décisionnel » qui leur est souvent accolé.

L’Analytique prédictive

Désormais, avec l’utilisation de l’Intelligence Artificielle et du « machine learning », les équipements et les logiciels d’analyse peuvent apprendre des données historiques et prévoir des comportements à venir. Cela permet non seulement de suivre des tendances, mais aussi d’en prévoir la continuation ou non en faisant varier des paramètres et créer ainsi des simulations, des options stratégiques, etc..

On peut ainsi prévoir les besoins en termes de surfaces, selon des modes d’occupation qui pourraient varier selon des modes d’occupations différents, modifier des scénarii de maintenance pour optimiser des coûts d’intervention ou la durée de vie d’équipements, mesurer les conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise de tel ou tel arrêt de fonctionnement d’un équipement.

Les restitutions

Le choix des indicateurs est déterminant mais la qualité de la restitution l’est tout autant. Pour être utilisables, les tableaux de bord doivent être de qualité et proposer une parfaite lisibilité de chaque indicateur. Le choix de la forme de restitution est donc très important.

Mais souvent les indicateurs n’ont de valeur que corrélés à d’autres indicateurs, les uns s’expliquant par rapport aux autres. La bonne compréhension de chaque indicateur est donc primordiale pour pouvoir l’associer autant que nécessaire dans un tableau de bord signifiant.

Enfin les restitutions sont dépendantes de la fréquence à laquelle elles sont consultées : ponctuelle, à fréquence régulière, sur un thème particulier, à la demande, etc…

Conclusion

Un outil de BI ou d’Analytique contribue considérablement à l’amélioration de l’utilité, de la visibilité et de la performance de l’outil IWMS, qui produit désormais de très grandes quantités de données.

Le besoin en rapports et indicateurs est induit par les choix stratégiques de chaque entreprise et de fait, il oriente les fonctions et les processus mis en place dans le logiciel d’IWMS et nécessite de ce dernier une très forte capacité à en extraire les données nécessaires.

C’est un des points clé à prendre en compte dans le choix d’un logiciel IWMS.

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